Texnologiyanın yardımı ilə işimizi sürətləndirdikcə, sanki boş zaman artmaq əvəzinə azalır. Bunun bir səbəbi plansızlıq ola bilər. Plan qurmaq və ya zamanı düzgün idarə etməklə bağlı müxtəlif təkliflər mövcuddur. Xüsusi ilə yeni ilin başlanğıcında bu planlama üsullarını bilmək daha faydalı plan qurmağa səbəb ola bilər. Zamanı idarə etmək 3 qrupda dəyərləndirilə bilər: 1) Hədəfləri müəyyən etmək, 2) Hədəflər istiqamətində plan qurmaq, 3) Geridə qalan digər işlər barədə plan qurmaq.

Zamanı idarə etməklə bağlı 3 qrupa da aid metodlar qeyd edəcəyik. Sıralayacağım 12 metod və bəzi əlavə tövsiyələrin bir qismi yuxarıda qeyd etdiyim 3 qrupdan sadəcə birinə daxil ola bilsə də, bəziləri də 2-sində və ya hər 3-ündə dəyərləndirilə bilər.

Metodlar

25/5 qaydası

Dünyada ən böyük sərvətə sahib bir neçə insandan biri olan Warren Buffet bu qaydanın yaradıcısıdır. Onun təklifinə görə insan həyatda ən çox istədiyi 25 arzusunu bir siyahıda qeyd etməlidir. Sonra həmin arzulardan ən çox istədiyi 5-ni dairə içinə alaraq seçməlidir. Daha sonra geridə qalan 20 istəyi unutmalı, fikrini ancaq bu 5 istəkdə cəmləməlidir. Çünki, digərlərinə fikri yayınsa, heç bir istəyini yerinə yetirə bilməyəcək. Warren Buffet əvvəlcə 25 istək yazdırmaqla, insanın bütün arzu və istəklərini kəşf etməsini istəyir. Bəlkə insan 25 arzusunu fikirləşərkən, həmin anda ağlına gələn hansısa istəyi əvvəl düşünməmiş ola bilərdi. Bununla sanki üfüqü genişlənir, əslində nələri istədiyini daha yaxşı aydınlaşdırmış olur. 25 istəkdən 5-ni seçməklə isə nə istədiyini qətiləşdirir. Fikrimizi dəyişib, ilk 5-liyə daxil etdiyimizi istəklərimizi sonradan ilk 5-likdən çıxarmaq, yerinə başqasını daxil etmək olar. Lakin bu 5 hədəf bizim ən böyük prioritetimiz olduğu müddətcə onları yerinə yetirmədən digər 20-sinə diqqət ayırmaq olmaz. Zamanla bu 5 hədəf yerinə yetirildikdən sonra, yenidən 25 istəkdən ibarət siyahı hazırlanır. Yenidən 25-lik siyahı hazırlayanda, əvvəl kənara atdığımız 20 istəyə baxıb, fikrimiz dəyişibsə, bəzilərini ixtisar edib və bəzilərinə də düzəlişlər edib, yenidən 25-ə tamamlamalı və içindən 5-ni təkrar seçməliyik. Hətta yeni 25-lik siyahı tərtib edərkən, istəsək əvvəl atdığımız həmin 20 istəyə təkrar baxmaya da bilərik. Çünki, fikirlərimiz dəyişə bilər və əvvəl atdığımız 20 istək yenidən düşünməyimizə əngəl ola bilər. Beləliklə atdığımız 20 istəyə baxmadan da, yenidən 25 istəkdən ibarət siyahı hazırlayıb, onlardan 5-ni seçib, əvvəlki qaydada davam etmək olar.

Pareto prinsipi

Pareto prinsipinə görə nəticələrin 80%-nə, hərəkətlərin 20%-i səbəb olur. Bu prinsip əslində iqtisadiyyat əsaslı olub və Vilfredo Pareto tərəfindən kəşf olunub. Vilfredo Pareto İtaliya torpaqlarının 80%-nə, əhalinin 20%-nin sahib olduğunu görüb. Sonralar bunun bir çox  məsələdə də belə olduğunu müşahidə edib. Bu barədə real həyatdan örnək gətirməli olsaq, məsələn dünya əhalisinin 20%-i dünyadakı toplam sərvətin 80%-nə sahibdir deyə bilərik. Bundan əlavə şirkətlərin istehsal etdiyi məhsul növlərinin 20%-i ümumi gəlirin 80%-ni gətirir. Eləcə də insan da enerjisini verdiyi işlərdən 20%-i onun xoşbəxtliyinin 80%-ni gətirir. Enerjisini verdiyi 80% işlər isə onun xoşbəxtliyinin sadəcə 20%-ni gətirir deyə bilərik. Bu səbəbdən hər bir insan həyatda etdiyi hansı 20%-lik davranış və işlərin onun həyat keyfiyyətinin yüksəlməsinə səbəb olduğunu aydınlaşdırmağa çalışmalıdır. Doğru 20%-lik dilimi tapdıqdan sonra, digər boş yerə enerji xərclədiyi hissəyə itirdiyi vaxtın bir hissəsini  həmin lazım olan bölümə transfer edərək həyat keyfiyyətini bəlkə daha da yüksəldə bilər.

İnsan həyatının 5 forması prinsipi

Doğan Cüceloğlu bu qaydanı tövsiyə edir. O insanın 5 həyat formasına uyğun planlar qurmağı tövsiyə edib. Onun fikrinə görə insan həyatının 5 təməli var: bioloji, hissi, zehni, sosial və mənəvi.
Bu 5 təmələ uyğun günlük planlar qurmaq insanın həyat keyfiyyətini daha da düzəldə bilər. Məsələn bioloji təməldə sağlam qidalanma, idman kimi planlarınız ola bilər. Hissi təməldə sevdiyiniz musiqiyə qulaq asmaq kimi gün içində bir vaxt təyin edə bilərsiniz və ya qısa müddət ayırıb, səssizliyə çəkilib təbiəti və ətrafı dinləyib, izləyə bilərsiniz. Zehni təməldə zehninizi hərəkətə keçirəcək bir fəaliyyət edə bilərsiniz. Sosial təməldə kiminləsə və ya kimlərləsə qısa da olsa söhbət edə bilərsiniz. Bununla ailəniz, dostlarınız və digər insanlarla zamanınızı bölə bilərsiniz. Mənəvi təməldə sizin daxili dünyanıza, inancınıza uyğun bir plan tərtib edə bilərsiniz.

Eyzenhauer Matrisi

Bu matrisi Amerikanın 34-cü prezidenti Dvayt Eyzenhover müəyyənləşdirib. Ona görə işlərinizi müəyyənləşdirib, 4 qrupa bölməlisiniz: a) önəmlidir və təcilidir, b) önəmlidir, lakin təcili deyil, c) önəmli deyil, lakin təcilidir, ç) önəmli deyil və təcili deyil.

Önəmli və təcili olan işlərini dərhal yerinə yetirməlisən, önəmli olub lakin təcili olmayan işlərin üçün vaxt müəyyənləşdirməlisən, önəmli olmayan, lakin təcili olan işlərini mümkünsə kiməsə tapşırmalısan, nə önəmli nə də ki təcili olan 4-cü qrup işləri isə plandan çıxarmalısan. Bununla artıq beynində hansı işdən başlayım qarışıqlığı itəcək və işlərini vaxtında edə biləcəksən. Zamanın dəyəri barədə Həm yaşlı, həm gənc yazısına da nəzər sala bilərsiniz.

O qurbağanı ye metodu

Bu metoda görə ən çətin işləri əvvəl etmək lazımdır. Qismən Eyzenhover matrisinə bənzəyir. İrland yazıçısı Oskar Vayldın ifadəsi bu şəkildə idi: “Əgər bir qurbağa yeməlisənsə, bunu səhər ilk iş olaraq etmək ən yaxşısıdır, əgər iki qurbağa yeməlisənsə, birinci böyüyünü yemək daha yaxşıdır”. Çətin işləri əvvəl etmək insanda rahatlıq və psixoloji üstünlük yaradır. Bununla digər işləri etmək daha rahat olur.

90/90/1 qaydası

Robin Şarma bu qaydanı belə açıqlayır ki, sizin üçün çox vacib olan 1 iş üçün 90 gün boyunca, hər gün 90 dəqiqə çalış. Bununla böyük inkişaf əldə etmək mümkündür. Bu qaydanı günlük planlara da tətbiq etsək, effektiv ola bilər. Məsələn pomodoro texnikasında işləyərkən 25 dəqiqədən bir fasilə vermək hər işdə alınmaya bilər. Elə işlər var ki, fikrin yayınmaması üçün daha uzun müddət o işin başında diqqətini yalnız ona verib sürətli işləyə bilərsən. Yəni 90 dəqiqə işləyib, 20-30 dəqiqə fasilə ilə daha yaxşı nəticə göatərmək də mümkün ola bilər.

Zənciri qırma metodu

Komediya artisti Sienfield bu metodu kəşf edib. Bu metoda görə özünüzə bir hədəf seçdikdən sonra, həmin hədəf istiqamətində hərəkət etmək üçün həmin işi hər gün etmək lazımdır.  Məsələn dünyagörüşü yüksək insan olmaq istəyirsinizsə, hər gün 20 dəqiqə kitab oxumağı qarşınıza məqsəd kimi qoya bilərsiniz. Hər dəfə bu işi yerinə yetirdikdən sonra təqvimdə həmin günün üstünə “X” işarəsi qoyun. Bu “X”-lər ard-arda düzüldükcə zəncir əmələ gətirəcəklər. Həmin zənciri qırmamaq sənin məqsədin olmalıdır. Bu sənə xüsusi motivasiya verəcək. Youtuber Barış Özcan bu metoda öz əlavəsini də edib. Məsələn qarşınıza 20 dəqiqə kitab oxumağı məqsəd kimi qoydunuzsa, həmin hədəfi də ikiyə bölün və gündə 10 dəqiqə oxumağı məqsəd seçin. Çünki, insanlar hədəf qoyarkən əvvəl sadə gələn işlər zamanla çətinləşir və yerinə yetirə bilməməyə başlayırlar. Bununla həmin hədəfə doğru məqsədləri yarım qalaraq motivasiyalarını itirirlər. Bu səbəbdən əvvəl sadə gəlsə belə hədəfiniz istiqamətində hər gün görməyi planlaşdırdığınız işi də ikiyə bölün. Bununla da vaxt gələndə həmin işdən yorulub yarıda qoymaq ehtimalınız daha da azalacaq və motivasiyanızın düşməsi çətinləşəcək.

Tək və cüt qaydası

Barış Özcanın tapdığı bu üsulda işləri saatına görə edirsiniz. Məsələn çox vacib bir işiniz var və eyni zamanda irili-xırdalı bir çox işləriniz də var. Barış Özcan bu üsulda qeyd edir ki, çox vacib olan həmin əsas işinizi günün tək saatlarında (və ya cüt saatlarında) edin və başqa heç nəyə fikir verməyin. Digər bütün işlərinizi isə günün cüt saatlarında (və ya tək saatlarında) edin. Bununla nəyi nə zaman edəcəyiniz barədə düşünməyəcək və planlı hərəkət edəcəksiniz.

Pomodoro texnikası

Bu üsulda işinizi və istirahətinizi düzgün bölməklə effektivliyinizi artırırsınız. Francesko Cirillo tərəfindən 1980-ci illərin sonunda kəşf edilib. Pomodoro texnikasında zamanı 4 kiçik vaxt hissəsinə bölürsünüz. Hər hissə 25 dəqiqəlik işdən ibarət olur. Bu 25 dəqiqə ərzində fikirinizi sadəcə işinizə verirsini. 25 dəqiqədən sonra 5 dəqiqəlik fasilə verirsiniz. Beləliklə 4 kiçik belə vaxt hissəsi 1 pomodoro adlanır və 2 saat olur. 2 saatdan sonra isə 30 dəqiqəlik daha böyük fasilə verirsiniz. Sonra yenidən 2-ci pomodoroya başlaya bilərsiniz. Əlbəttə bu vaxtlarda sizə uyğun olaraq müəyyən xırda  düzəlişlər edə bilərsiniz. Məsələn 25 dəqiqəlik iş zamanını 30 dəqiqə, 5 dəqiqəlik fasilə zamanını 10 dəqiqə, 30 dəqiqəlik böyük fasiləni 20 dəqiqə edib özünüzə daha rahat hesab etdiyiniz şəklə sala bilərsiniz.

Parkinson qanunu

Bu qanuna görə bir işi yerinə yetirmək üçün 1 gün lazımdırsa, ancaq həmin işi yerinə yetirmək üçün 1 həftə vaxt verilibsə, həmin iş adətən 1 həftədə bitəcək. Çünki müddətin uzunluğu insana rahatlıq verərək işi gec bitirməyinə və ya  gecikdirməsinə səbəb olur. Adətən tələbəlik vaxtı da tələbələr verilən vaxtı düzgün dəyərləndirə bilməyib, işi son günə saxlayır və maraqlıdır ki, son gündə adətən bu işi çatdıra bilir.  Bu səbəbdən insan hansısa hədəfi istiqamətində effektiv işləmək istəyirsə, özünə qarşı dürüst olub, işi səhvsiz görə bilmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu düzgün təxmin etməlidir. Hər hansı bir iş üçün nə qədər vaxt lazımdırsa özünə o qədər vaxt ayırmalı və vaxtı çox uzatmamalıdır. Bununla məsuliyyət hissi artaraq, işlərini vaxtında çatdırmasına və digər işlərinə zaman ayırmasına səbəb olar.

Kanban texnikası

Bu yapon texnikası zamanı idarə etmədə ən çox tanınan texnikalardandır. “Todo list” adı ilə məşhur olan ediləcəklər siyahısı da bu texnika əsasındadır. Bu texnikaya görə əvvəlcə edəcəyin işlər barəsində bir siyahı hazırlayırsan.  Bu siyahının yanında “edilənlər” və “tamamlandı” deyə iki bölmə yaradırsan. Əvvəlcə “ediləcəklər” siyahısından seçdiyin bir və ya uzağı iki işi “edilənlər” siyahısına gətirirsən. Həmin işlər bitdikdən isə “Tamamlandı” siyahısına atırsan. Sonra yenidən ediləcəklər siyahısından işlərdən bir-ikisini edilənlərə atıb bitirdikcə “tamamlandı” bölməsinə atırsan. Bu cür siyahıları bir az fərqli şəkillərdə də hazırlamaq olar. Burada sadəcə əsas prinsipi qeyd etdim. Zamanı idarə etməyin bu üsulunun effektivliyini “Ziqarnik effekti” də təsdiqləyir. Ziqarnik effekti psixoloq Ziqarnikin adı ilə bağlıdır. O restoranda oturarkən ofisiantların davranışı barədə bir nüansı kəşf etmişdi. Belə ki, ofisiantların sadəcə servis vaxtında sifarişi xatırladıqları, servis bitdikdən sonra servisi unutduqları bəlli olmuşdu. Bu onu göstərir ki, tamamlanmamış işlər insanın zehnində əlavə yük olur. Kanban texnikası sayəsində əvvəlcə nəyinsə yarım qalma hissindən qurtulmaq üçün bütün işləri bir yerə qeyd edirik. Sonra o işləri tamam edib tamamlanmışlar siyahısına atdıqca zehnimizi artıq yükdən azad edirik. Həm də siyahıdakı işləri bir yerdə görməklə beynimizdə həmin işləri bitirmək üçün daha yaxşı plan qura bilirik.

2 dəqiqə qaydası

Bu qayda da Ziqarnik effektinə əsaslanır. Belə ki əgər hər hansı bir işiniz 2 dəqiqədən çox çəkməyəcəksə, əziyyət çəkib onu planlarınız siyahısına daxil edərək zehninizdə yük etməyin. Həmin işi elə yerindəcə həll edin. Sonra digər işlərinizi planlayın.

Tövsiyələr

Hədəfləri təyin edərkən zaman limiti qoymaq lazımdır. Çox uzun müddətli hədəf və məqsədlər bəzən insanı yanılda bilər. Çünki, həyat uzun deyil. Bəzən sən hədəfinə çatana qədər dünya dəyişə bilər. Ya da sən hədəfinə uzun müddətdən sonra çatdıqdan sonra istədiyinin artıq o olmadığını hiss edə bilərsən. Beləcə zamanını boşa xərclədiyini düşünə bilərsən. Bu səbəbdən mümkün qədər qısa müddətli hədəflərin olması daha yaxşıdır. Hətta yanılsan belə çox uzun zaman xərcləmədiyin üçün az təəssüflənəcəksən. Qısa müddətli hədəflərə çatdıqca yeni hədəflər müəyyən edərək davam etmək daha önü görünən ola bilir.
Bundan əlavə bəzən insan boş olanda nə edəcəyini bilmir ya da nə edəcəyi barədə fikirləşir. Qərarsızlıqla bağlı Buridanın uzunqulağı və qərarsızlıq yazısına da göz ata bilərsiniz. Bu səbəbdən bu kimi vaxtlar üçün əlavə planların olması və müxtəlif rutinlərin olması da faydalı ola bilər. Məsələn hansısa gün boş durarkən mən indi nə edim deyə düşünməkdənsə, əvvəlcədən bu barədə planınızın olması sizi sıxıntıdan qurtara bilər. Məsələn həftənin filan günlərində filan yerə gedəcəyəm, digər günlərində filan işləri edəcəyəm deyə əvvəlcədən həmin gün üçün düşünməyiniz zamanı çatanda düşünərək vaxt və enerji itirməyinizə səbəb olmayacaq. Bu kimi məsələləri təkcə boş zaman üçün yox, elə plan daxilində də etmək olar. Məsələn çərşənbə günü mənim dostlarla futbol oynamaq günümdür deməklə həmin gün gələndə nə etməli olduğunuzu düşünmə əziyyətinə girməyəcəksiniz. Pre mortem texnikası da buna bənzəyir. Sadəcə pre mortem uğursuzluq ehtimalında nə edəcəyinizi əvvəlcədən planlaşdırmağınızdır. Məsələn çox ciddi proyekt üzərində işləyirsiniz. Həmin proyekt uğursuz olsa nə edəcəksiniz? Pre mortem texnikası bu barədə əvvəlcədən düşünməyi təşviq edir ki, bu ehtimal gerçək olanda panika vəziyyəti nə  edəcəyinizi düzgün fikirləşməyinizə mane olacaq. Əvvəlcədən bu ehtimal yarananda nə edəcəyəm deyə qərar vermək çətin an gələndə panikaya düşməyinizin qarşısını alır və alternativ çıxış yolunu artıq təmin edir. Səliqəli olmaq və hər şeyin öz yerində olması belə planlı olmağa kömək edir. Çünki nəyin harada olması barədə fikrinizin olması sizi əlavə vaxt itkisindən qurtarır.

Ümumilikdə yuxarıda qeyd etdiyim metod və tövsiyələrdən sizə uyğun olanı seçə bilərsiniz və ya bu metodların hər birini sizə müvafiq yerlərdə işlədə bilərsiniz.

Mənbələr

1. Warren Buffett’ın Üretkenlik ve Başarı Formülü: 25/5 – https://ceotudent.com/warren-buffet-in-uretkenlik-ve-basari-formulu-255#:~:text=Buffet%2C%20tam%20bu%20noktada%20Flint,ula%C5%9Fmadan%20kalan%2020%20hedefe%20y%C3%B6nelme.%E2%80%9D

2. Pareto Prensibi Nedir? – https://www.startupnedir.com/pareto-prensibi-nedir/

3. Zamanı Değerlendirmek ve Zaman Yönetimi – https://www.youtube.com/watch?v=zxEzKMDJMtw

4. Eyzenhauer matrisi – https://az.wikipedia.org/wiki/Eyzenhauer_matrisi

5. YE! O Kurbağayı – https://www.youtube.com/watch?v=vDqkBIpNOII
6. Ferrari’sini Satan Bilge Robin Sharma’nın 90/90/1 Kuralı nedir? – https://www.yeniisfikirleri.net/ferrarisini-satan-bilge-robin-sharmanin-90-90-1-kurali-nedir/
7. Zinciri Kırma! – https://www.youtube.com/watch?v=oNmXH2uN0Do
8. Tek mi çift mi? Zaman yönetimi tekniği – https://www.youtube.com/watch?v=Q8hqyfbec9Q
9. Pomodoro Tekniği – https://tr.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Tekni%C4%9Fi#:~:text=Pomodoro%20Tekni%C4%9Fi%2C%201980’lerin%20sonunda,Bunun%20i%C3%A7inse%20zamanlay%C4%B1c%C4%B1%20kullan%C4%B1l%C4%B1r.

10. Parkinson Yasası: Aslında Çok Daha Kısa Sürebilecek İşler Neden Hep Son Geceye Kalıyor? – https://evrimagaci.org/parkinson-yasasi-aslinda-cok-daha-kisa-surebilecek-isler-neden-hep-son-geceye-kaliyor-12202

11. ZAMAN YÖNETİMİNDE JAPON MUCİZESİ KANBAN TEKNİĞİ – https://iskulubu.com/kisisel-gelisim/zaman-yonetiminde-japon-mucizesi-kanban-teknigi/

12. 2 Dakika Kuralı | Zaman Yönetimi Giriş – https://www.youtube.com/watch?v=1p89Y87FUvo

13. Zeigarnik etkisi – https://tr.wikipedia.org/wiki/Zeigarnik_etkisi

14. Pre Mortem Tekniği: En Kötü Senaryodan Kurtulmak – https://www.youtube.com/watch?v=7Iv5qIHrGik